เป็นการติดต่อสื่อสารผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพสูงมากแบบหนึ่ง แต่มีข้อจำกัดตรงที่ทั้งผู้ส่งและผู้รับต้องมีอีเมลแอดเดรส (email address) หลักการเช่นเดียวกับการส่งจดหมายทางไปรษณีย์ กล่าวคือผู้ส่งใช้โปรแกรมรับส่งอีเมล เช่น ไมโครซอฟต์เอาต์ลุก (Microsoft Outlook) หรือโปรแกรมเว็บเมล (Web mail) เป็นต้น โปรแกรมไมโครซอฟต์เอาต์ลุกปกติจะมากับชุดโปรแกรม ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ ใช้สำหรับรับส่งอีเมลได้ทุกกรณี แต่ต้องมีการติดตั้ง (Set-up) ก่อนใช้จึงเป็นการไม่สะดวกนัก หากผู้ใช้ต้องการจะไปรับส่งอีเมลที่เครื่องคอมพิวเตอร์อื่นนอกจากเครื่องที่ตนใช้เป็นประจำ วิธีการรับส่งแบบเว็บเมล เป็นวิธีที่สะดวกกว่า เพียงแต่ผู้ใช้เข้าสู่อินเตอร์เน็ต แล้วเข้าสู่เว็บไซต์ที่เป็นเครื่องแม่ข่าย (Host) ของอีเมลแอดเดรสที่ตนใช้อยู่ และเลือกคลิกที่ปุ่ม e-mail หรือ Mail โปรแกรมเว็บเมลซึ่งติดตั้งอยู่ในเครื่องนั้นก็พร้อมที่จะทำงานทันที
การส่งอีเมลทำได้โดยผู้ใช้อีเมลพิมพ์ชื่อและอีเมลแอดเดรสของผู้รับ พิมพ์ข้อความลงในกรอบที่กำหนด และหากมีการส่งเอกสารที่จะแนบไปด้วย ก็ระบุชื่อไฟล์ของเอกสารที่ต้องการแนบ เสร็จแล้วคลิกปุ่มส่ง (Send) จดหมายฉบับนั้นก็จะไปรออยู่ที่ “ตู้รับจดหมาย” ของคอมพิวเตอร์แม่ข่าย ที่ผู้รับมีชื่ออยู่ในบัญชีรายชื่อผู้ให้บริการ เมื่อใดทีผู้รับเข้าสู่โปรแกรม รับส่งอีเมล จดหมายฉบับนั้นก็พร้อมที่จะถูกเปิดขึ้นมาให้อ่านได้ทันที หากผู้ใช้ไม่อยู่ที่สำนักงานจดหมายก็จะรออยู่ไม่ตกหล่นหรือหายไปไหน ดังนั้น วิธีนี้เป็นการสื่อสารที่ส่งไปถึงผู้รับทันที แต่ผู้รับจะได้รับเมื่อใด ขึ้นอยู่ที่ว่ารับจะเปิดคอมพิวเตอร์เข้าไปรับแอดเมื่อใด
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์นี้ สามารถใช้ส่งจดหมายฉบับเดียวกันถึงผู้รับหลายๆ คนก็ได้และโปรแกรมรับส่งส่วนมากจะอนุญาตให้ผู้ใช้จักทำ “รายชื่อกลุ่มผู้รับ” (Group mailing list) เช่น อาจตั้ง ชื่อกลุ่มว่า Members in Bangkok ประกอบด้วยผู้รับ 35 ราย Members in the North อีก 25 ราย Members in the South อีก 20 ราย เป็นต้น เมื่อจัดทำรายชื่อผู้รับ (อีเมลแอดเดรส) ในแต่กลุ่มเรียบร้อยแล้ว จะทำการส่งถึงกลุ่มใด ก็เพียงแต่ระบุชื่อชื่อกลุ่มเท่านั้น ไม่ต้องป้อนอีเมลแอดเดรสของผู้รับแต่ละราย ซึ่งทำให้สะดวกและประหยัดเวลาได้มาก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น